今回は、普段色々と作業をしていて、
あー、まだ次もある
なんか全然思ったより進まない
そんなことを思ってしまう方に、仕事が捗る、作業効率を良くする方法をお話ししようと思います。
まず、短時間で作業を終わらすために必要なのは
・考え方
・やり方
・ツール
これら３つを知っておく必要があります。
あと、ここで紹介することは最低限自分に合っていてやっていることなので、参考にしていただき、その上で自分に合ったやり方を見つけて下さい。
効率よく作業をする考え方
これはいろいろとあるので自分が普段考えている、気をつけていることを例にあげますね。
１つのことに集中する時間を作る
人間の脳は別のことをやろうとした時にストレスを感じます。
そして、集中するまでに５分ほどかかります。
つまり、集中している時に他のことをすると５分以上集中できない時間が生まれるため、途中でスマホなどを触ったり、別のことをするとどんどん作業効率が悪くなります。
なので、何か作業する時は、その間はスマホなどを触らないと決めること。
休憩する時は５分なり１０分なり休憩すると決めること。
そして、ここで注意すべきことがあります。
それは・・・
切り替えコストに注意する
上記の内容をもう少し詳しくお話しします。
あ、もうこんな時間になっていた・・・
仕事に集中していたつもりなのに、時間の割には進んでいなかった
疲れた・・・でも、まだやることがある・・・
これらは、何でもかんでもやることを引き受けた代償「切り替えコスト」です。
１度、切り替えコストを払うという体験を意識してやってみると身に染みてわかると思います。
これ⬇︎一度やってみてください。
【体験１】
紙を２枚用意します。
これからやることを時間測ってください。
１、１枚の紙にひらがなの五十音順を「あ」から「ん」まで順番に書く
２、もう１枚の紙に数字の「１」から「４６」までの数字を順番に書く
スラスラ書けますよね？
何秒でできましたか？
では、次は・・・
【体験２】
２枚を上下に並べて、上の紙に「あ」を書いたら下の紙に「１」を書く、次に上の紙に「い」を書いて下の紙に「２」を書く。
このように交互に書いていってみて下さい。
時間も測りましょう。
何秒かかりましたか？
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
必ず経験しておいてください。
経験するとわかります。
やっていることは違いますが、先ほどの作業中にスマホをいじったり、何か他のことをするのと同じことが言えます。
どれだけ、作業中に他のことをすることが時間の無駄になるのか。
これでわかると思います。
海外の研究結果で仕事中に割り込みが入ると生産性やIQが下がるという報告もされているくらいです。
また、スタンフォード大学の調査ではタスクの切り替えを過剰に繰り返すとストレスがかかり脳細胞の破壊に繋がるという報告もあります。
やりすぎて経験ある方もいるかもしれませんが、１度に複数のことをしたり、考えたりして頭を使いすぎると、疲れるだけではなく頭が重くなったり、頭痛が起きたりしませんか？
これはまさに脳にストレスが溜まってやられている状態なので、気をつけて下さい。
３つの思い込みを捨てて、３つの真実に置き換える
やらなくては・・・
➡︎ やると決める！
どれも大事・・・
➡︎ 大事なものは滅多にない！
全部できる！
➡︎ なんでもできるが全部はやらない！
これらの考え方はやってしまいがちなので、赤文字のように考え直してください。
人は方向性を見失いがちな生き物なのですが、その理由は「選択肢が多すぎる」からなんです。
つまり、そこで発生する「決断疲れ」というものに振り回されているんですよ。
あとは「欲張ってしまう」ということもあります。
ついつい「あれもやりたいし、これもやりたい。」そう考えてしまうのですが、それが悪くなる原因です。
やろうと思えばなんでもできますが、それは返って自分を苦しめることになることと、逆に作業効率が悪くなることを覚えておきましょう。
努力の方向性を絞ること
この図を見るとわかりやすいです。
どうですか？
あくまでイメージですが複数のことを並行してするのと１つのことをするのとどっちが効率いいか明らかですよね？
自分の努力と時間は限界があり、有限です。
それをどう効率よく使うかは自分次第なので、あれもこれもと手を出さず、やるときは１つのことに集中する癖をつけましょう。
睡眠時間を確保する
夜に頑張ろうと睡眠を疎かにすると、その時はよくても次の日、またその次の日にしっぺ返しが来て、返って集中力が低下するので作業効率が悪くなります。
なので、睡眠時間をしっかり確保しましょう。
また、人間が一番集中できるのは朝方です。
ドーパミンやアドレナリンの分泌が多いので夜の４倍以上頭が冴えます。
その時間に、やるのが一番いいですね。
あと、これは個人差もあるので自分の経験則ですが、夜の２２時〜２４時の間に寝ることで質のいい睡眠ができるため朝の調子がすこぶるいいです。
１時間単位で寝る時間を変えて毎日毎日検証したんですよw
それで自分に合った就寝時間を見つけました。
では、話を戻しますが、これらをどう使えばいいかというと、やり方が大事になってきます。
効率のいいやり方
※やり方はいくつかあるので自分に合ったものをやってみてください。
上記の考え方を含め、効率の良いやり方があります。
作業時間を決める
１〜２分ほどでできるLINEやメールの返信などは、作業の休憩時間などにしましょう。
そして、作業を常に１５分にする、３０分にすると自分で時間を決めて行動します。
ちなみに自分は、作業は３０分単位、本を読むのは１５分単位でやっています。
いろいろやってみてこれが一番しっくりきました。
そして休憩は、１０分〜２０分。
お昼やどうしても疲れた時は３０分の休憩を入れます。
その間にLINEなどを返します。
タイマーもスマホアプリなどを使えば簡単にできますね。
ショートカットキーを使う
右手でマウスを使いながら左手でキーボードを使うとかなり作業効率がアップします。
そこで最低限覚えておいた方がいいショートカットキーがあります。
【Windows】
- Ctrl+X 切り取り・カット
- Ctrl+C コピー
- Ctrl+V 貼り付け・ペースト
- Ctrl+A 全て選択
- Ctrl+F 検索
- Ctrl+Z 元に戻す
【Mac】
- ⌘ Cmd+X 切り取り・カット
- ⌘ Cmd+C コピー
- ⌘ Cmd+V 貼り付け・ペースト
- ⌘ Cmd+A 全て選択
- ⌘ Cmd+F 検索
- ⌘ Cmd+F 検索
- ⌘ Cmd+Z 元に戻す
あとは、個人的に多用しているのはこれ。
Google Chromeのブラウザで複数のタブを開いていたときに、いきなり落ちたり、再起動したり、さっき何を開いていたかわからなくなった時に、全て再表示してくれるショートカットキー。
シフト＋⌘command＋T
自分はMacですがWindowsでもできます。
Windowsは command ➡︎ Ctrl だったと思います。
例えば、パソコンが固まって再起動した時なんかはめちゃくちゃ便利です。
１つ１つ開かなくても、一気にGoogleブラウザの開いていたページを再表示できます。
他にもあるので、下を参考にして下さい。
あとは、検索で「〇〇ショートカットキー」と検索しても出てきます。
使えるツール
ツールもたくさんあるのでいろいろと試してみて自分に合ったものを探しましょう。
自分は「スケジュール」と「やることリスト」はこれでまとめると決めているので、他は使わないです。
というか今までで一番使いやすいからです。
Googleカレンダー
毎日の予定を入れておくことができるので、打ち合わせなどの予定がある時は便利です。
同じGoogleアカウントを使用すれば、パソコンとスマホアプリと連携できるので、どちらかに入力した内容ももう片方で確認することが可能です。
使い方はこちらを参考にしてください。Googleカレンダーの使い方【2020年最新版】
【スマホアプリ】
タスク管理（To Doリスト）
前日の寝る前に次の日にやることを書き出しておきます。
これもGoogleカレンダーと連携しているので便利です。
パソコンでは１つの画面で見れます。
スマホでは別のアプリが必要ですが、同じアカウントであれば連携しているので外で何かメモをしておけばあとでパソコンの方でも確認できます。
Google以外にもツールがあるのですが個人的にはGoogleが一番使いやすいですね。GoogleのToDoリストの使い方
【スマホアプリ】
ただし、ToDoリストで注意しなければいけないことがあります。
それは、「やりたいけど、やれていないリスト」にならないようにすること。
常にこの言葉を思い出して予定をこなしていきましょう。
notionでタスク管理をする
マジで便利！
一言で言えばデータ管理ツールのようなものなのですが、ノートとして使ったり、ページを共有したりもできるので使い方は無限大です。
今回はタスク管理に使う話ですので、参考にした動画を紹介します。
notionのいいところは他の人のページをテンプレとして自分のページに反映することができる点。
僕はこの方のタスク管理ページを真似して使ってます。
この動画の概要欄にテンプレURLが貼ってあるのでチェックしてみてください。
アプリもあるので、パソコンと両方で同期させて使えばさらに便利です！
YouTubeで「NOTION 使い方」など検索すると使い方が出てくるので調べてみてください。
最後に
大事なことは、たくさんタスクを熟したからいいわけではなく、如何にタスクを減らせるか、無駄なことをしていないか考えることです。
ですので、もし、
なかなか作業が進まない・・・
という方がいれば、今回紹介した内容で自分なりの方法を見つけてみてください。
ということで、今回は「仕事が捗る！作業効率をよくする方法」のお話しでした。
p.s マルチタスクは作業効率が80〜95％も低下する
マルチタスクをすると「知能指数が下がる」ということについて分かりやすく解説している面白い動画があったので是非こちらも見てください。
動画を見ると
・どれだけ１つのことを集中的にやることが大事か（シングルタスク）
・マルチタスクのデメリット
これらについてさらに理解が深まります。
・マルチタスクは、実際は高速で脳が別々の事を交互に処理しているだけで一緒に処理しているわけではない。
・2つ以上の事をやると、間違いやミスをする確率も1.5倍に跳ね上がる。
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